Kaidah Penulisan Surat Resmi dan Surat Dinas (elinbi.blogspot.com) - Surat dinas dan
surat resmi memiliki unsur-unsur yang sama, yaitu: kepala surat, tanggal surat,
lampiran, perihal, alamat tujuan surat, salam pembuka, isi surat, salam
penutup, tanda tangan, nama jelas, jabatan,tembusan, dan inisial. Selain
penggunaan bahasa yang bersifat formal, dalam penulisan unsur-unsurnya surat
juga harus mematuhi kaidah penulisan bahasa yang sesuai dengan ejaan yang
disempurnakan. Berikut kaidah penulisan surat resmi yang harus diperhatikan.
1. Penulisan Kepala Surat
Kepala surat (kop surat) berguna untuk memberikan informasi kepada penerima
surat tentang nama, alamat, serta keterangan lain yang berkaitan dengan
instansi atau badan pengirim surat. Kaidah penulisan kepala surat adalah sebagai
berikut.
a.
Unsur-unsur
alamat dipisahkan dengan tanda koma, bukan dengan tanda hubung.
Contoh: Jalan Gunung Semeru No. 20 Blok D,
Kelurahan Gunung Pangilun, Kecamatan Padang Utara, Padang.
b.
Kata jalan
dituliskan lengkap jalan, tidak singkat Jl. atau
Jln.
c.
Jika
kantor tersebut memiliki nomor telepon, tuliskan kata Telepon,
bukan Tilpon, dan bukan pula singkatan Telp. atau Tilp.
Kemudian, nomor telepon tidak perlu diberi titik karena bukan merupakan suatu
jumlah (Telepon 4536754, bukan Telpon 4.536.754).
2. Penulisan tanggal surat
Kaidah penulisan
tanggal surat adalah sebagai berikut.
a.
Tanggal
surat dinas tidak perlu didahului nama kota karena nama kota itu sudah tercantum
pada kepala surat.
b.
Nama bulan
jangan disingkat atau ditulis dengan angka. Misalnya, bulan November tidak
boleh ditulis Nov. atau 11; Februari menjadi Feb. atau 2
c.
Tahun juga
dituliskan lengkap, tidak disingkat dengan tanda koma di atas.
d.
Pada akhir
tanggal surat, tidak dibubuhkan tanda baca apa pun, baik titik maupun
tandahubung.
Contoh: 28 Oktober 2007
3. Penulisan Alamat Surat yang Dituju
Kaidah penulisan alamat (dalam) surat adalah
sebagai berikut.
a.
Alamat
yang dituju ditulis di sebelah kiri surat pada jarak tengah antara hal surat
dan salam pembuka. Posisi alamat surat pada sisi sebelah kiri ini lebih
menguntungkan daripada dituliskan di sebelah kanan karena kemungkinan
pemenggalan alamat tidak ada. Jadi, alamat yang cukup panjang pun dapat
dituliskan tanpa dipenggal karena tempatnya cukup leluasa.
b.
Alamat
surat tidak diawali kata kepada
karena kata tersebut berfungsi sebagai penghubung intrakalimat yang menyatakan arah.
(Alamat pengirim pun tidak didahului kata dari karena kata dari berfungsi
sebagai penghubung intrakalimat yang menyatakan asal).
c.
Alamat
yang dituju diawali dengan Yth. (diikuti titik) atau Yang terhormat (tidak
diikuti titik).
d.
Sebelum
mencantumkan nama orang yang dituju, biasanya penulis surat mencantumkan sapaan
Ibu, Bapak, Saudara atau Sdr.
e.
Jika nama
orang yang dituju bergelar akademik yang ditulis di depan namanya, seperti Drs.,
Ir., dan Drg., kata sapaan Bapak, Ibu,
atau Saudara tidak digunakan. Demikian juga, jika alamat yang dituju
itu memiliki pangkat, seperti sersan atau kapten, kata
sapaan Bapak, Ibu atau Saudara tidak digunakan. Jika yang dituju
adalah jabatan orang tersebut seperti direktur PT atau kepala instansi tertentu,
kata sapaan Bapak, Ibu, atau Sdr. tidak berimpit dengangelar,
pangkat, atau dengan jabatan. Perhatikan contoh penulisan
alamat yang benar:
Yth. Bapak Syakuro, B.A.
Yth. Bapak Darwino
Yth. Ir. Mariani
Yth. Kepala Desa Tajur
Yth. Kapten Sumijo
f.
Penulisan
kata jalan tidak singkat. Kemudian, nama gang, nomor, RT, dan RW
biasanya dituliskan lengkap dengan huruf kapitalsetiap awal kata. Selanjutnya,
nama kota dan provinsi dituliskan dengan huruf awal kapital, tidak perlu
digarisbawahi atau diberi tanda baca apa pun. Seperti pada alamat pengirim,
pada alamat yang dituju pun perlu dicantumkan kode pos jika kota tersebut telah
memilikinya untuk memperlancar dan mempermudah penyampaian surat Anda ke alamat
yang dituju. Perhatikan contoh penulisan alamat di bawah ini:
Yth. Kepala Biro Umum
PT Jaya Lestari
Jalan Menteng Raya No. 5
Jakarta Pusat 12254
g.
Adakalanya
alamat yang dituju oleh penulis tidak jelas. Misalnya, penulis surat tidak tahu
persis kepada siapa surat tersebut dialamatkan, apakah kepada direktur, kepada
sekretarisnya, ataukah kepada kepala bagian personalianya. Kalau demikian
permasalahannya, penulis surat harus menggunakan alamat yang umum saja, seperti
pimpinan sehingga alamat itu, misalnya, ditulis sebagai berikut :
Yth. Pimpinan Pabrik Minyak Lam Kiau
Jalan Tabing No. 10 Padang
h.
Jika kita
berkirim surat kepada seseorang berdasarkan iklan surat kabar, seperti iklan
dalam Kompas atau dalam Suara Pembaharuan, hendaklah surat itu
ditujukan kepada pemasang iklan tersebut, dan bukan kepada iklannya. Oleh
karena itu, alamat yang benar menurut kaidah bahasa adalah alamat yang
ditujukan kepada pemasangnya, seperti contoh berikut:
Yth. Pemasang Iklan pada harian Kompas
Kotak Pos 2619
Jakarta 10001 di Bawah No. 658
4. Penulisan salam pembuka
Kaidah penulisan salam pembuka dalah sebagai
berikut.
a.
Salam pembuka
dicantumkan di sebelah kiri satu garis tepi dengan nomor, lampiran, hal, dan
alamat surat.
b.
Huruf pertama
awal kata dituliskan dengan huruf kapital, sedangkan kata yang lain dituliskan
kecil semua, kemudian salam pembuka itu diikuti tanda koma.
c.
Ungkapan
yang lazim digunakan sebagai salam pembuka dalam surat-surat dinas yang
bersifat netral adalah.
Dengan hormat, (D kapital,
h kecil, diikuti tanda koma)
Salam sejahtera, (S kapital,
s kecil, diikuti tanda koma)
Saudara .....,
Saudara ..... yang terhormat,
Bapak ..... yang terhormat,
Dr. Ir. Aceng Suherlan yang terhormat,
Prof. Adad Iskandar yang terhormat,
5. Penulisan Salam Penutup
Kaidah penulisan
salam penutup adalah sebagai berikut.
a.
Huruf awal
kata salam penutup ditulis dengan huruf kapital, sedangkan kata-kata lainnya
ditulis kecil.
b.
Sesudah
salam penutup, dibubuhkan tanda koma.
Contoh:
Benar Salah
Salam takzim, Salam
Takzim,
Salam kami, Salam
Kami,
Hormat kami, Hormat
Kami,
Wasalam, Wassalam,
6. Tanda Tangan, Nama Jelas, dan Jabatan
Surat dinas dianggap sah jika ditandatangani
oleh pejabat yang berwewenang, yaitu pemegang pimpinan suatu instansi, lembaga,
atau organisasi. Kaidah penulisan dan tata letak tanda tangan, nama jelas, dan
jabatan adalah sebagai berikut:
a.
Nama jelas
penanda tangan dicantumkan di bawah tanda tangan dengan hanya huruf awal setiap
kata ditulis kapital, tanpa diberi kurung dan tanpa diberi tanda baca apa pun.
b.
Di bawah
nama penanda tangan, dicantumkan nama jabatan sebagai identitas penanda tangan
tersebut.
c.
Jika akan
dicantumkan pula nomor induk pegawai pejabat yang bersangkutan, pencantumannya
di antara nama jelas dan jabatan. Akan tetapi, sebenarnya pencantuman NIP bukan
merupakan suatu keharusan.
Perhatikan contoh di bawah ini:
M. Taufik Arif
NIP 130519977
Kepala
Perhatikan pencantuman tanda tangan, nama
jelas, dan jabatan di bawah ini:
Tanda tangan
Drs. Sungaji
Kepala
Tanda tangan
M.Arsalan, S.E.
Direktur
Tanda tangan
Prof. Dr. Sangkuni, M.Sc.
NIP 130427722
Rektor
7. Penggunaan Bentuk Singkatan a.n.
Kaidah penggunaan
bentuk singkata a.n. adalah sebagai berikut.
a.
Bentuk a.n.
(a kecil diberi titik dan n kecil diberi titik) digunakan jika penandatanganan
dilakukan oleh pejabat setingkat di bawah pimpinan yang ditunjuk oleh pimpinan
instansi yang bersangkutan.
b.
Bentuk singkatan
a.n. dicantumkan di depan nama jabatan yang melimpahkan wewenang penandatanganan
itu.
Perhatikan bentuk penulisan bentuk singkatan
a.n. di bawah ini.
..............................
a.n. Direktur Utama
PT Sumber Waras
Tanda angtan
Mardoni
Direktur Pemasaran
................................
a.n. Kepala Pusat Pendidikan dan Pelatihan
NIB 1946
Tanda Tangan
Nama jelas
Sekretaris Pusdiklat
8. Tembusan
Ada beberapa instansi yang menamakan bagian ini
tindasan atau c.c. (carbon copy). Pusat Bahasa tidak menganjurkan
penggunaan istilah tersebut. Yang dianjurkan Pusat Bahasa adalah Tembusan.
Perhatikan penulisan tembusan di bawah ini:
Tembusan:
1. Direktur Sarana Pendidikan
2.
Kepala
Bagian Tata Usaha
3.
Sdr.
Sukijan
9. Inisial
Inisial disebut juga sandi, yaitu kode pengenal
yang berupa singkatan nama pengonsep dan singkatan nama pengetik surat. Inisial
ditempatkan pada bagian bawah di sebelah kiri. Misalnya:
SR/Ggn
SR : Singkatan nama pengonsep: Siti Rumati
Ggn : Singkatan nama pengetik: Gugun
Sumber:
BSE Bahasa Indonesia 3 untuk SMK/MAK Semua Program Keahlian, Karangan Mohammad
Irman
